Datenschutzerklärung
Aetheris GmbH i. G. · für die SaaS-Lösung Synergy Time · Stand: 13.08.2026
1. Verantwortlicher
Aetheris GmbH i. G.
Zur Lay 22
54570 Schutz
Geschäftsführer: Sascha Oertlin
Telefon: +49 (0)171 940 14 78
E-Mail: kontakt@aetheris-gmbh.de
Web: www.aetheris-gmbh.de
Synergy Time ist ein Produkt der Aetheris GmbH i. G..
2. Datenschutzbeauftragter
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt; die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen nicht vor. Richten Sie Anfragen bitte an den oben genannten Verantwortlichen (kontakt@aetheris-gmbh.de).
3. Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung),
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen, sicherer Betrieb),
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen, z. B. Arbeitszeitnachweise),
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, soweit erteilt),
- § 26 BDSG i. V. m. Art. 88 DSGVO (Beschäftigtendaten, soweit einschlägig).
4. Daten bei Nutzung von Synergy Time
- Konto-/Stammdaten: Name, E-Mail, Unternehmen, Anschrift, Passwort (gehasht), Rolle;
- Mitarbeiter-/Beschäftigtendaten: vom Kunden-Unternehmen angelegte Mitarbeiter-Stammdaten (Name, Kontaktdaten, Vertragsart, Wochenstunden, Urlaubsanspruch);
- Zeiterfassungsdaten: erfasste Arbeits-, Anfahrts- und Pausenzeiten, Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich, Feiertage), Projekt-Zuordnungen, Genehmigungs-Status und -Historie, Überstunden-Salden;
- Nutzungs- & Abrechnungsdaten: Log-ins, IP/Zeitstempel, genutzte Funktionen, gewählter Tarif, Rechnungsdaten;
- Import-Daten: vom Kunden hochgeladene Zeiterfassungs-Exporte aus Fremdsystemen (z. B. CSV/Excel/XML) zur Datenübernahme.
Zweck ist die vertragsgemäße Bereitstellung der Software (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die im System verarbeiteten Beschäftigtendaten seiner Mitarbeiter ist das Kunden-Unternehmen Verantwortlicher; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO, AVV).
Hosting & E-Mail
- Hetzner Online GmbH, Deutschland (EU): Serverbetrieb, Datenbank, Datei- und Sicherungsspeicher (die gesamte Anwendung läuft auf dieser Infrastruktur).
- IONOS SE, Deutschland (EU): E-Mail-Versand (Verifikation, Passwort-Zurücksetzen, Einladungen, Hinweis-E-Mails).
Beim Betrieb fallen Server-Logfiles (IP-Adresse, Zeitpunkt, Zugriff) an (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Übertragung erfolgt TLS-verschlüsselt.
5. Empfänger / Auftragsverarbeiter
Eine Weitergabe erfolgt nur an sorgfältig ausgewählte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO): Hetzner Online GmbH, Deutschland (EU); IONOS SE, Deutschland (EU). Zweck und Umfang stehen im Abschnitt „Hosting & E-Mail“ sowie in Anlage 3 des AVV. Eine Weitergabe zu Werbezwecken Dritter findet nicht statt. Ein Zahlungsdienstleister ist derzeit nicht eingebunden.
6. Übermittlung in Drittländer
Die Verarbeitung findet ausschließlich in der Europäischen Union bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum statt. Server, Datenbank und Sicherungen werden in Deutschland betrieben. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.
Klarstellung: Die Unterauftragnehmer-Liste unseres Hosters nennt auch Stellen in den USA und in Singapur. Diese betreffen ausschließlich Kunden mit dortigem Serverstandort. Die Server für Synergy Time stehen in Deutschland; Daten aus Synergy Time erreichen diese Stellen nicht.
7. Speicherdauer
| Datenkategorie | Dauer |
|---|---|
| Server-Logfiles | in der Regel 7–30 Tage |
| Konto-/Zeiterfassungsdaten | Dauer des Vertragsverhältnisses |
| Arbeitszeitnachweise | gesetzliche Aufbewahrungsfristen (u. a. § 16 Abs. 2 ArbZG: 2 Jahre) |
| nach Vertragsende | Löschung/Rückgabe, vorbehaltlich Aufbewahrungspflichten |
| Rechnungs-/Steuerunterlagen | gesetzliche Fristen (6–10 Jahre, §§ 147 AO, 257 HGB) |
8. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.
9. Daten von Minderjährigen
Das Angebot richtet sich an Unternehmen (B2B), nicht an Minderjährige. Soweit Auszubildende als Mitarbeiter erfasst werden, ist das Kunden-Unternehmen hierfür verantwortlich.
10. Ihre Rechte
Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3). Kontakt: kontakt@aetheris-gmbh.de.
11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
poststelle@datenschutz.rlp.de · www.datenschutz.rlp.de
12. Datensicherheit
Angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO (TLS-Transportverschlüsselung, Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, Mandantentrennung, Protokollierung von Konto-Änderungen, Betrieb in der EU). Einzelheiten: AVV, Anlage 2.
13. Änderungen
Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.