Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Verarbeitung im Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO · Aetheris GmbH i. G. · für die SaaS-Lösung Synergy Time · Stand: 13.08.2026

Vertragsparteien

§ 1 Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers im Rahmen der Bereitstellung von Synergy Time (Arbeitszeiterfassung, Abwesenheits-, Urlaubs- und Überstundenverwaltung, Leistungsnachweise, Exporte für die Lohnbuchhaltung). Die Dauer entspricht der Laufzeit des Hauptvertrags (Abonnement) ab Vertragsabschluss.

§ 2 Art, Umfang und Zweck

Art, Umfang, Zweck, Datenarten und Kategorien Betroffener ergeben sich aus Anlage 1. Die Verarbeitung erfolgt nur zur Erfüllung des Hauptvertrags und nach Weisung des Auftraggebers.

§ 3 Weisungsrecht

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf dokumentierte Weisung; Hauptvertrag und AVV sind die Erstweisung. Weitere Weisungen sind in Textform zu richten an kontakt@aetheris-gmbh.de. Rechtswidrige Weisungen zeigt der Auftragnehmer an.

§ 4 Pflichten des Auftragnehmers

• Verarbeitung nur im Rahmen von § 2 und der Weisungen;
• Verpflichtung der befugten Personen auf Vertraulichkeit (Art. 28, 29, 32 Abs. 4 DSGVO);
• technisch-organisatorische Maßnahmen gemäß Anlage 2 (Art. 32 DSGVO);
• Unterstützung bei Betroffenenrechten, Datenpannen, DSFA (Art. 32–36 DSGVO).

§ 5 Technisch-organisatorische Maßnahmen

Siehe Anlage 2. Maßnahmen dürfen weiterentwickelt werden, sofern das Schutzniveau nicht unterschritten wird.

§ 6 Unterauftragsverhältnisse

(1) Allgemeine schriftliche Genehmigung (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Die aktuelle Liste steht in Anlage 3.

(2) Über neue oder geänderte Unterauftragsverarbeiter informiert der Auftragnehmer mindestens 30 Tage im Voraus; der Auftraggeber kann binnen 14 Tagen aus wichtigem Grund widersprechen, andernfalls besteht ein Sonderkündigungsrecht.

(3) Unterauftragsverarbeiter werden auf ein gleichwertiges Schutzniveau verpflichtet; außerhalb der EU/des EWR gelten die Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.

§ 7 Unterstützung bei Betroffenenrechten

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei Anträgen Betroffener (insbesondere seiner Beschäftigten) und leitet direkt eingehende Anfragen weiter.

§ 8 Meldung von Datenschutzverletzungen

Meldung an den Auftraggeber unverzüglich, in der Regel innerhalb von 48 Stunden nach Bekanntwerden, mit den Informationen nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO.

§ 9 Kontroll- und Nachweisrechte

Der Auftragnehmer stellt die erforderlichen Nachweise bereit (TOM-Dokumentation, Prüfberichte der eingesetzten Rechenzentren); erforderlichenfalls sind Audits oder Vor-Ort-Prüfungen mit angemessener Vorankündigung möglich.

§ 10 Löschung und Rückgabe

Nach Vertragsende Löschung oder Rückgabe nach Wahl des Auftraggebers, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. Arbeitszeitnachweise nach § 16 Abs. 2 ArbZG: 2 Jahre; steuer- und handelsrechtliche Fristen).

§ 11 Ort der Verarbeitung / Drittland

Die Verarbeitung findet ausschließlich in der Europäischen Union bzw. im Europäischen Wirtschaftsraum statt. Server, Datenbank und Sicherungen werden in Deutschland betrieben. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt.

Klarstellung: Die Unterauftragnehmer-Liste unseres Hosters nennt auch Stellen in den USA und in Singapur. Diese betreffen ausschließlich Kunden mit dortigem Serverstandort. Die Server für Synergy Time stehen in Deutschland; Daten aus Synergy Time erreichen diese Stellen nicht.

§ 12 Haftung & § 13 Schlussbestimmungen

Es gelten die Regelungen des Hauptvertrags und Art. 82 DSGVO. Bei Widersprüchen geht dieser AVV in Datenschutzfragen vor. Es gilt deutsches Recht; Gerichtsstand und Form richten sich nach dem Hauptvertrag. Der AVV kommt mit Annahme der AGB zustande.

Anlage 1 — Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen

• Beschäftigte des Auftraggebers (Mitarbeiter, deren Zeiten erfasst werden — auch ohne eigenes Login);
• Nutzer der Software (Mitarbeitende/Beauftragte des Auftraggebers mit Login);
• Ansprech-/Kontaktpersonen von Kunden des Auftraggebers (z. B. auf Leistungsnachweisen).

Kategorien personenbezogener Daten

• Stammdaten (Name, E-Mail, Telefon, Anschrift, Vertragsart, Wochenstunden, Urlaubsanspruch, Eintrittsdatum);
• Zugangs-/Systemdaten (Kennung, IP, Zeitstempel, Rollen, Audit-Logs);
• Zeiterfassungsdaten (Arbeits-, Anfahrts- und Pausenzeiten, Projekt-Zuordnungen, Kommentare, Genehmigungs-Status und -Historie, Überstunden-Salden und -Abrechnungen);
• Abwesenheitsdaten (Urlaub, Zeitausgleich, Schulung, Feiertage sowie die Abwesenheitsart „krank“);
• Vertrags- und Abrechnungsdaten; importierte Zeiterfassungsdaten aus Fremdsystemen.

Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): Gesundheitsdaten werden ausschließlich in Form der Abwesenheitsart „krank“ verarbeitet — ohne Diagnosen und ohne weitere Gesundheitsangaben. Grundlage ist § 26 Abs. 3 BDSG i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO (Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten des Auftraggebers).

Art & Zweck

Cloudbasierte Bereitstellung: Erfassung und Genehmigung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten, Berechnung von Urlaubs- und Überstunden-Salden, Erstellung von Leistungsnachweisen und Lohnbuchhaltungs-Exporten, Betrieb, Wartung, Sicherungen und Support.

Anlage 2 — Technische und organisatorische Maßnahmen

Vertraulichkeit

• Betrieb in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland (Hetzner Online GmbH) mit physischer Zutrittssicherung; die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Rechenzentren wurden am 19.02.2026 von der TÜV Rheinland i-sec GmbH geprüft (Bericht 63017991-01, Standorte Nürnberg und Falkenstein);
• individuelle Konten, Authentifizierung über Passwort und Token (JWT), Passwort-Hashing (bcrypt);
• rollenbasiertes Berechtigungskonzept (Mitarbeiter sehen nur eigene Zeiten; Genehmiger-Rollen abgestuft), Audit-Log für Konto- und Datenänderungen;
• strikte Mandantentrennung;
• Transportverschlüsselung (TLS).

Integrität & Verfügbarkeit

• Protokollierung von Erstellung, Änderung und Löschung inkl. fälschungssicherem Änderungsprotokoll an Mitarbeiter-Konten;
• Rechenzentrums-Schutzmaßnahmen (USV, Brand-, Klima- und Zutrittsschutz), regelmäßige Sicherungen;
• Genehmigungs-Workflow verhindert unbemerkte Änderung freigegebener Zeiten.

Verfahren zur Überprüfung

• Auftragskontrolle und Verpflichtung der Unterauftragsverarbeiter, Datenschutz-Management, geregelte Behandlung von Anfragen und Datenpannen.

Anlage 3 — Unterauftragsverarbeiter

Hetzner Online GmbH: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen (Fassung 1.2 vom 16.02.2026); nach § 3 Abs. 1 des Vertrags findet die Verarbeitung ausschließlich in der EU bzw. im EWR statt. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Rechenzentren wurden am 19.02.2026 von der TÜV Rheinland i-sec GmbH geprüft (Bericht 63017991-01, Standorte Nürnberg und Falkenstein) — ohne festgestellte Abweichungen.

IONOS SE: Rechenzentren in Deutschland; Verarbeitung in der EU. IONOS ist ausschließlich für den E-Mail-Versand eingebunden — nicht für den Betrieb der Anwendung oder die Speicherung der Zeiterfassungsdaten.

Ein Zahlungsdienstleister ist derzeit nicht eingebunden. Sobald eine Zahlungsabwicklung aufgenommen wird, wird diese Anlage nach § 6 Abs. 2 mit 30 Tagen Vorlauf ergänzt.